175 راه برای انجام کار بیشتر در زمان کمتر “فصل پنجم”

آخرین به‌روزرسانی: 29 دی 1401

فصل 5 : تلفن، پیامها و ایمیل… مهاجمان پنهان

زمان پرواز می کند .این بستگی به شما دارد که بخواهید خلبان آن شوید.

روبرت اُربرن

50-وسوسه می شوید که مدام ایمیل و پیامهای خود را باز بینی کنید؟ این کار را نکنید. یک یا دو بار در روز معمولاً  کافیست. ایمیل و پیامهای خود را بررسی کنید به آنها پاسخ داده و به کارتان برگردید. ایمیل ها و پیامها می ­توانند به صورت دائمی مایه حواس پرتی و وقفه در کار باشند ، شما كه هر 30 دقیقه يكبار ایمیل و پیامهای خود را بازبینی نمی­ کنید؟ می­ کنید؟  بازبینی ایمیل ها و پیامها را در برنامه روزانه خود زمانبندی کنید واجازه ندهید آنها روزِ شما را کنترل کنند.

51-ایمیل ها و پیامها را براساس موضوع یا نویسنده  مرتب و الویت بندی کنید تا بتوانید مطالب مرتبط با هم را رسیدگی کنید.

52-برای ذخیره آدرسهای ایمیل، یک کتابچه آدرس فعال داشته باشید. تایپ مجدد آدرس ایمیل افرادی که بطور معمول  برای آنها پیام می فرستید هدر دهنده وقت است.

53-پیامهای خود را فقط دوباردر روز بررسی کنید. پیش از مراجعه مجدد به پیامها ، همه آنها را پاسخ دهید.

54-در پیام­ رسان خود به وضوح مشخص کنید که شخص چه زمانی می تواند منتظر پاسخ پیامش باشد. این کار از سردرگميِ تماس گیرندگان جلوگيري كرده ومانع از آن می شود که دو یا سه بارِ دیگر مجدداً پیام بفرستند.

55-به تماس­های تلفنی در زمان مشخصی پاسخ دهید و تا پایان روز صبر نکنید (مگر آنکه واقعاً نخواهید با آن شخص سخن بگويید). همچنین بهتر است در زمانی از روز که کمترین کارایی را دارید به تلفن­ها پاسخ دهید. در زمانی که کسل هستید می­توان بعضی تماس­های تلفنی را پاسخ داد. پاسخ دادن به سوالها و مکالمات تلفنی خلاقیت زیادی نمی­ خواهد.

56-هنگام پاسخ دادن به تلفن سرپا بایستید. یک تحقیق از دانشگاه “یو اس سی” نشان می‌دهد که هنگام ایستادن ، سرعتِ پردازشِ اطلاعاتِ مغز5 تا20 درصد افزایش می‌یابد. فکر می‌کنید ایستاده کارکردن ممکن است کمی احمقانه بنظر برسد. باید آرزو مي کردید هم­نشین توماس جفرسون، ارنست همینگوی، وینستون چرچیل و همه آنهایی که ایستاده کار می­ کردند مي­ بودید.

57-نام تماس گیرندگان ، تعداد و علت تماس را ثبت کنید . اگر چند تماس را می­توان در یکی جمع کرد برای محدود کردن این تماس­ها با تماس گیرنده صحبت کنید.

58-وقتی شماره خود را روی یک صندوق صوتی ضبط می کنید تا بعداً با شما تماس بگیرند آن را بصورت شمرده و آرام بگوئید و حتماً آن را دوبار تکرار کنید. آزاردهنده است که مجبور شوید برای گرفتن شماره کسی که روی صندوق صوتی ضبط شده، قسمتی از پیامی را که شنیده اید مجدداً گوش دهید.

59-می خواهید به مکالمه خاتمه دهید؟ اگر شخصی قصد دارد که سخن را ادامه دهد مؤدبانه بگويید: ((پیش از آنکه به تماس خاتمه دهید لازم میدانم آخرین نکته را یاددآوری کنم…)) سپس نکته را گفته وتماس را قطع کنید.

60-در کوتاه کردن نكات مهم پيامها فعال باشید. هنگامیکه پیام می گذارید به سه سوال پاسخ دهید: 1- چرا پیام داده ­اید 2- به چه چیزی نیاز دارید و3- برای پاسخ به تماستان چه زمانی در دسترس هستید؟

61-به جز زمانی که با یک دوست یا همکارخود صحبت می کنید، هرگز پشت تلفن با کسی در باره وضع هوا صحبت نکنید. چه کسی اهمیت می ­دهد؟  وقتی مطمئن هستید که پاسخی طولانی دریافت خواهید کرد پرسیدن در باره وضع هوا ، سرمایه‌گذاری خوبی روی وقت ارزشمندتان نیست.

62-با صندوق صوتی کسی تماس گرفته اید به جای گوش دادن به پیام “سلام شما با صندوق …..” دکمه 1 را فشار دهید. در اغلب اوقات صدای بوقی را شنیده وفوراً می توانید پیام خود را برای آن شخص بگذارید.

63-در حالیکه پشت خط تلفن منتظرهستید از فهرست کارهای روزانه خود چند کارِ کوچک را انجام دهید ، ننشینید وفقط به آهنگ انتظار یا آگهی های تبلیغاتی گوش بدهید.

64-یک هدفون برای تلفن اداره تان بخرید . با حیرت خواهيد دید اگر دو دست شما هنگام حرف زدن با تلفن ، برای یادداشت­برداری ویا تکمیل کارهای دیگر آزاد باشند، چقدر کار می­توانید انجام دهید.

65-یک هندزفری برای ماشین خود بخرید تا بتوانید با پاسخ دادن به تماس های دوستان در هنگام رانندگی ، در وقت خود صرفه جویی کنید.

66-همیشه ابزارهای جدید را آزمایش کنید. به دنبال آنهایی باشید که  می­ توانند چند دقیقه از وقت شما را در روز صرفه­ جویی کنند.