175 راه برای انجام کار بیشتر در زمان کمتر “فصل ششم”

آخرین به‌روزرسانی: 29 دی 1401

فصل 6: جلسات … از آنها بیشترین استفاده را ببرید

 

نمای کلی:

((من از مصیبت­های بزرگی در زندگیم رنج برده ­ام که اغلب آنها هرگز اتفاق نیفتاده‌اند ))                                                                                                                                                                        مارک تواین

 

وقتی پول خردهای خود را در قلک می ­اندازید ، اغلب شگفت­ زده می­شوید که چقدر سریع قلک پر شده و مبلغ قابل توجهی مي­ شود. درباره زمان هم همینطور فکر کنید. هریک از ما درطول روز، زمانهای کوتاهی را در آسانسور، مطب دکتر، صف بانک و… در انتظار هستیم ، متعجب خواهید شد وقتی ببینید با جمع كردن این زمانها چقدر وقت آزاد بدست خواهید آورد.                                                                                                                                                          استفانی وینستون

 

گاهی اوقات احساس می­کنم دو مشکل بزرگ امریکای امروز، به پایان رساندن ملاقات­ها وپایان دادن به جلسات است.                                                                                                                                 روبرت اُربن

 

67-

تنها زمانی جلسه برگزار کنید که بهترین راه برای رسیدن به هدف باشد. پیش از تشکیل هر جلسه همه راههای دیگر را بررسی کنید.

68-

جلسات را کوتاه کنید . غالب مدیران معتقدند که نیمی از وقت جلسات آنان به هدر میرود . یعنی به طور میانگین 5 ساعت در هفته و250 ساعت در سال برای هر فرد شرکت کننده در جلسه. وای!

كاهش زمان جلسات به نصف را برای خود بعنوان یک هدف قرار دهید. اگر افراد پیش از آمدن به جلسه آمادگي لازم را داشته باشند اغلب جلسات در نصف وقت معمول خاتمه می یابد.

69-

موضوع جلسه و زمان پایان آن را پیش از رسیدن افراد روی وایت برد یا نمايشگر اتاق جلسه بنویسید. این کار باعث تمرکز بیشتر جلسه روی موضوع وحذف تنش ناشی از جلسات بسیار طولانی می­ گردد.

70-

اگر شما مدیر جلسه هستید در انتهای میز بنشینید تا بتوانید جریان جلسه را کنترل کنید.

71-

مطمئن شوید که هر جلسه ای واقعاً ضروری است.”جلسات ادواری” سرمایه ­گذاری مناسبی روی وقت نیستند مگرآنکه کاملا اهداف شما را برآورده ساخته یا آنها را به جلو ببرند.

72-

بدنبال راه­های جایگزین برای جلسات باشید. اگر می­توانید  با تلفن به هدفتان برسید در زمان همه صرفه جویی کنید ویک کنفرانس تلفنی ترتیب دهید.

73-

جلسات را با جلسات دیگر ادغام کنید.

74-

کاهش جلسات رو در رو را بعنوان یک هدف شخصی برای خود در نظر بگیرید… چرا از امروز شروع نمی کنید!

75-

هر جلسه­ ای باید دستور جلسه­ ای چاپ شده داشته باشد که به این سوال­های واضح پاسخ دهد: چرا من در این جلسه وقت می­گذارم؟ این جلسه چقدر طول می­کشد؟ چه کسانی درجلسه حاضر خواهند بود؟ و توقعات از این جلسه چیست؟

76-

اگرجلسه در زمان مقرر آغاز نشد، مسئولیت گفتن جمله : ((ساعت 9 است اجازه دهید شروع کنیم اکنون زمان آغاز جلسه است)) را بعهده بگیرید.

77-

تنها کسانی را که چیزی برای مشارکت در موضوع جلسه دارند دعوت کنید. دور میز جلسه نباید کسانی که به مرخصی آمده­ اند ، آدمهای از زیرکار دررو، و مفت­خورها حضور داشته باشند.

78-

اگر شنیدن مطالب جلسه در وقت باقیمانده برای شرکت کننده­ ای مفید نیست ، توجه داشته باشید که پس از پایان یافتن قسمت مربوط به آنان ، جلسه را ترک کنند.

79-

اگر از شما درخواست شود در جلسه ای شرکت کنید ،با مدیر جلسه تماس بگیرید وبه او بگويید ترجیح می دهید در بخش مربوط به خودتان شرکت کنید.وقتی بخش مربوط به شما پایان یافت ، بپرسید آیا مطلب دیگری نیاز است اگر جواب منفی بود به خود اجازه خروج از جلسه را بدهید.

80-

برای جلسه یک وقت غیر معمول بگذارید. افراد جلسه اي را كه در ساعت 9:38 شروع شود را بهتر از جلسه اي كه در ساعت 9:30 شروع شود به خاطر می آورند.

وقتی جلسه در مضربی از نیم ساعت شروع شود بیشترافراد وقت بیشتری برای حضور و شروع می­ خواهند (مثلاً جلسه9:30 عملاً 9:40 شروع می­شود). اما اگرجلسه در وقت غیر­معمولی آغاز شود اشخاص خود را برای شروع در آن وقت غیرمعمول متعهدتر نشان می­ دهند. آزمایش کنید.

81-

همواره چند نسخه دستور جلسه اضافی برای شرکت­ کنندگان داشته باشید .داشتن چند نسخه اضافی بهتر از متوقف کردن همه چیز برای گرفتن چند کپی دیگر از صورت جلسه است.

82-

سروقت شروع کنید . اگر جلسه باید ساعت 8:38 دقیقه شروع شود ساعت 8:38 شروع کنید. یکی از بزرگترین هزینه­ هایی که در ترازنامه نمی­ آید هزینه جلسات است. حساب کنید در یک جلسه 4 ساعته ، هزینه حضور شخصی که ساعتی 50 دلار حقوق می گیرد 400 دلار خواهد شد (با احتساب هزینه­ ها ی بالاسری). هزینه­ ای که برای جلسات می­ شود را در نظر داشته باشید.

83-

بیشتر اوقات جلساتِ صبحِ زود بهترین است. افراد تازه نفس­ تر هستند ، با چالشهای روزمره مواجه نشده­ اند واحتمال اینکه همه سر وقت در جلسه حاضر شوند بیشتر است.

84-

برای کسانی که دیر رسیده اند مطالب گفته شده را تکرار نکنید. رسیدن آنها را نادیده بگیرید وجلسه را ادامه دهید. اگر این کار(تكرار مطالب) را انجام دهید به شخص تاخیر کننده جایزه داده­ اید وافرادی را که سروقت حاضر شده ­اند تنبیه کرده­ اید.

85-

مهمترین مورد دستور جلسه را ابتدا مطرح کنید. اگر چیز دیگری جز آن انجام نشود مطمئن هستید که مهمترین دلیل تشکیل جلسه انجام شده است.

86-

برای مطرح کردن نقطه نظرات افراد محدودیت زمانی بگذارید. یک هدر دهنده بزرگ وقت افراد شكست خورده هستند که می­ خواهند نبرد را ادامه دهند. برای طرح هرموضوع زمان محدودی بگذارید وبه جلو بروید.

87-

در ساعت جلسه صبحانه وغذا صرف نکنید. شیرینی هرگز نمی تواند بهره وری جلسه را افزایش دهد. اگر جلسه ساعت 9 شروع می­شود صبحانه را ساعت8:30 صرف کنید.

88-

اگر جلسه زمان نهار را هم پوشش می ­دهد، مطالب عمومی راکه نیاز به تمرکز ندارند مطرح کنید. یک وقفه 30 دقیقه­ ای برای نهار بسیار کارآتر از تلاش برای جلب توجه افراد در حین نهار خوردن است. اگر یکی ازاهداف جلسه شما ایجاد روابط عاطفی جمعی است زمان صرف غذا را به آن اختصاص دهید.

89-

پیش از پرداختن به موضوعات نامرتبط ، همه موضوعات دستورجلسه را کامل کنید. موارد مهمی را که در دستور جلسه نیامده­ اند ، بعداً  در پارکینگ مطرح کنید. باید زمان حضور در پارکینگ را به عنوان بخشی از وقت بررسی آنها در نظر بگیرید.

90-

آخرین نفری راکه به جلسه میرسد مسئول گرفتن وقت بگذارید. شرط می بندم که در جلسه بعدی سروقت حاضر شود.

91-

می خواهید جلسات را کوتاه کنید؟ جلسه سرپايی بگذارید . از شر صندلیها خلاص شوید و به جای آن چند تریبون در اتاق بگذارید. می توانید مطمئن باشید که همه بیدار می مانند و می خواهند سریع به اصل مطلب برسند.

92-

از یک دفتر یادداشت سیمی برای نگه داشتن همه یادداشتهای جلسه استفاده کنید. این كار زمان جستجو را برای یافتن آنچه در جلسه پیشین گذشته است کاهش می­ دهد.

93-

مقداری کاغذ وقلم اضافی روی میز جلسه بگذارید تا از معطلي ناشي از رفتن افراد  به اتاقشان براي آوردن قلم وکاغذ راحت شوید.

94-

هرگز هنگام نوشتن روی وایت­برد سخن نگوئید .صبر کنید تا چهره شنوندگان را ببینید تا مجبور نشوید چیزی را که گفته اید تکرار کنید.

95-

از نمودارها برای هدایت جلسه ومشخص کردن فرد مسئول براي هر فعالیت استفاده کنید.

96-

به شرکت کنندگان بخاطر گفتن حقیقت پاداش دهید. اگر پیام ­آوران را بخاطر گفتن  حقیقت خاموش کنید ،هیچ پیام­ آور صادقی به جلسه بعدی نخواهد آمد.

97-

پیش از ترک جلسه، چیزی را تمام شده فرض نکنید. آیا واقعاً فکر می کنید هرکس می داند که در مرحله بعد باید چه کار کند؟ مطالب را تکرار کنید تا هر کس بداند مسئول کدام اقدام بعدی است، چه زمانی باید انجام شود وچگونه نتایج را به اطلاع برساند.

98-

جلسه را سر وقت مقرر یا زودتر از آن خاتمه دهید. هر دقیقه ای که جلسه فراتر از زمان مقرر ادامه یابد،تنش افزایش یافته و تمرکز کاهش می یابد. همه از پایانِ زودتر از موعد جلسه خوشحال و شگفت زده می شوند.

99-

خود را سازمان دهید. روز قبل از جلسه با همه شرکت کنندگان تماس بگیرید و از آنان تأييدیه حضور در جلسه را بخواهید. ممکن است به نظر بیاید که این وظیفه شرکت کنندگان بوده و این کار استفاده مفیدی از زمان نیست . اما وقتی همه افراد به جز یک نفر حاضر شوند و شما تلاش کنید تا آن یک نفر را هم به جلسه بکشانید وقت بیشتری تلف خواهد شد.

100-

وقتی که هزارها دلار صرف برقراری جلسه شده است، وقت جلسه را برای حل مشکلات صد دلاری صرف نکنید. روی آنچه مهم است تمرکز کنید.

101-

در واقع جلسه تا توزیع زمانهای کاری (در دو روز کاری هفته) و انجام همه فعالیتهای مصوب پایان نمی یابد.

102-

هرگز جلسه ای را با حیرت از اینکه چرا وقت خود را صرف آن کردید ترک نکنید. اگر اهداف تحقق نیابد، ببینید چه چیز متفاوتی می­توان انجام داد تا جلسه بعدی به این شکل خاتمه نیابد.

103-

تعدادی کار مقدماتی پیش از حضور در جلسه برای شرکت کنندگان مشخص کنید. اگر هر شخص برای افراد دیگر مقداری تحقیق و جستجو کند می­توانید وقت زیادی از جلسه را صرفه جویی کنيد.

104-

پیش از ترک جلسه، یک طرح عملیاتی برای همه تصمیمات گرفته شده در جلسه تهيه کنید.

105-

شرکت­ کنندگان سلطه­ جو را با این گفته که شما موقعیت آنها را درک  می­ کنید متقاعد کرده وکنترل کنید و از آنها بخواهید به نقطه نظرات دیگران نيزگوش دهند تا بتوان در این موقعیت کاری انجام داد.

106-

هر جلسه ای را منحصربه فرد کنید. برای هر جلسه چیزی متفاوت ، مثل تغییر محل، زمان یا طرح اتاق انجام دهید. بعضی اوقات تغییرات کوچک به گروه انرژی می‌دهد.

جلسات بدون هدف خاص، منجر به نتيجه خاصی نخواهد شد.