175 راه برای انجام کار بیشتر در زمان کمتر “فصل هشتم”

آخرین به‌روزرسانی: 29 دی 1401

فصل 8: خود را سازمان دهيد … اولين چيز اول

نماي كلی

برخلاف منابع ديگر ، زمان را نمي ­توان خريد يا فروخت ،آن را قرض كرد يا دزديد ، انبار يا ذخيره كرد ، آن را ساخت يا مجددًا توليد كرد يا تغيير داد .تنها كاري كه مي­ توانيم انجام دهيم آن است كه از آن استفاده كنيم . چه از آن استفاده كنيم يا نكنيم به آرامي و با سرعت از ما دور مي ­شود .

ژان لوييس سروان – شرايبر

136-

هوشمندانه ­تر كار كنيد نه سخت­ تر. حاصل انجام سخت­ تر كارهاي غيرموثر چيزي جز فرسودگي سريع نيست. راه­هايي را براي كوتاه كردن انجام وظايف با حذف بعضي از مراحل يا ادغام بعضي از بخشها و انجام كار بيشتر با روشهاي ساده­ تر بيابيد.

137-

فهرست كارهاي روزانه را مرتب كنيد . با مهمترين كار آغاز كنيد و به ترتيب پايين برويد. اگر كاري به جز اولين كار از فهرست خود را نتوانيد انجام دهيد ، جلو هستيد. از وسوسه تفريح يا انجام كارهاي آسان در ابتدا براي كوتاه كردن فهرست برحذر باشيد.

138-

هرگز كارتهاي ويزيت را درون كشو نياندازيد .اين راه خوبي براي ناكام شدن و هدر دادن وقت براي يافتن مجدد آنهاست .اطلاعات آنها را در يك بانك اطلاعاتي وارد کرده  سپس آنها را دور بريزيد.

139-

مدام از خودتان مهمترين سوال مديريت زمان در همه زمانها را بپرسيد: بهترين راه استفاده از وقتم در حال حاضر چيست؟

140-

مايليد به تنبلي حمله كنيد ؟اهدافتان را دو بار در روز بنويسيد. روزبروز بيشتر بر انجام دادن مهمترين چيزها متمركز مي­ شويد.

141-

هر چيز را  سريعتر انجام دهيد : سريعتر قدم بزنيد، سريعتر ايميل بنويسيد، سريعتر تلفن را قطع كنيد . به دنبال زمان­هايي بگرديد كه مي­توانيد آنها را به هم بيفزاييد تا به دقايقي در روز تبديل شوند.

142-

براي خودتان پيام صوتي بگذاريد .وقتي در حال رانندگي هستيد و ايده اي درخشان به ذهنتان مي آيد تا لحظه اي كه آن ايده در ذهن شما تازه است يك پيام صوتي درباره آن براي خودتان بگذاريد . با اين كار با يادآوري ايده درخشاني كه از ذهن شما رفته است، در وقت صرفه­ جويي خواهيد كرد.

143-

طبق قانون پارتو، 80 درصد نتايج از 20 درصد فعاليتها حاصل مي­شود . مي­خواهيد موثرتر شويد 20 درصدی را که مهمترين فعاليتهاي شما هستند بيابيد وبطور منظم وقتتان را روي آنها صرف كنيد.

144-

انرژيتان را طبق زمان اوج شخصي­تان به كار ببريد . هنگامي كه سرحال‌تر هستيد خلاقانه­ ترين كارها را بدست بگيريد و كارهاي معمولي را زماني كه كمتر خلاق هستيد انجام دهيد. هر كس مرد صبحگاهان نيست.

145-

خودتان را بررسي كنيد و ببينيد وقتتان را چگونه مي‌گذرانيد آيا زمان را صرف چيزهاي درست مي‌كنيد يا چيزهاي غلط؟ چقدر خوب آنها را انجام مي‌دهيد؟ ممكن است شما كارهاي درست را به روش غلط انجام دهيد و كارهاي غلط را به روش درست. انرژي خود را روي انجام كارهاي درست و به روش درست متمركز كنيد.

146-

يك فهرست برای کارهای کوچک یعنی كارهايي كه بايد ظرف 5 دقيقه يا كمتر انجام شوند تهيه كنيد .         اندرز: “گاهي اوقات مي توانيد كل كارهاي اين فهرست را هنگاميكه پشت خط تلفن منتظريد انجام دهيد”

147-

يك پرونده 10 تا 20 دقيقه اي درست كنيد . براي غالب افراد در روز دو بار يك وقفه 20 دقيقه­ اي غير منتظره پيش مي­ آيد . وقتي اين وقفه­ ها ظاهر مي­شوند بعضي از كارهاي اين پرونده را از دور خارج كنيد.

148-

جايي براي هر چيز و هر چيز در جاي خود . اين قانون هنوز كار مي‌كند . جستجوي دستگاه منگنه ، ماشين حساب ،دفترچه يادداشت يا خودكار ، هدر دهنده وقت است و تنش و  سرخوردگي ايجاد مي­كند . در هر صورت باتريهاي كهنه را دور بياندازيد. جستجو در ميان باتريهاي كهنه براي يافتن يك باتري سالم هدر دهنده وقت ونااميد كننده است.

149-

آيا كاغذباز هستيد؟ اگر اينطور است هر وقت به كاغذی دست مي­ زنيد بالای آن یک تیک بزنید. هر گاه كه به كاغذها دست مي­ زنيد اين تیک­ها به شما يادآوري مي­كند كه مشغول هدر دادن وقت هستيد.

150-

يك كتابچه آدرس ايميل و فهرست ارسال از كساني كه مدام با آنها سروكار داريد درست كنيد نه تنها زمان زيادي را به خاطر نگشتن به دنبال آدرس­ها بلكه زمان زيادي را هم به خاطر تايپ نكردن صرفه جويي مي كنيد. صرفه­ جويي نفشردن 10 دکمه صفحه كليد در 50 ايميل روزانه باعث صرفه جويي 125000 فشردن كليد در سال مي شود. ميتوانيد تصور كنيد چقدر زمان مي خواهد تا 125000 بار دکمه الف صفحه كليد را فشار دهيد ؟ لازم نیست آزمايش كنيد ! فقط مطلب را بگیرید.

151-

يك دستگاه ضبط صوت كوچك بخريد و آن را نزديك تخت خوابتان بگذاريد حالا ميتوانيد ايده ­هاي درخشاني را كه هنگام برخاستن از خواب به ذهنتان مي­ آيند و در حال محو شدن در هوا هستند شكار كنيد.

152-

قانون عام : اگر کاری كمتر از 5 دقيقه طول مي­ كشد آن را همين الآن انجام دهيد.

153-

اهدافي را براي انجام دادن در دو هفته مشخص كرده و بنويسيد. سپس بر روي فعاليتهايي كه به تحقق آن اهداف مي ­انجامد متمركز شويد. شگفت ­زده خواهيد شد وقتي كه ببينيد چه ميزان از اهداف را كه روي كاغذ آورده ­ايد توانسته ­ايد انجام دهيد.

154-

كارهاي مشابه را در يك گروه دسته بندي كنيد . همه مواد لازم را با هم گردآوري كرده و وقت ارزشمندي را كه لازم نيست روي هر كدام جداگانه متمركز شويد صرفه جويي كنيد. انتقال كمتر از كاري به كار ديگر باعث بهبود كارآيي شما خواهد شد .

155-

قانون “ورود امروز- خروج فردا” را براي همه نامه هاي وارد شده به دفترتان به اجرا بگذاريد.

156-

وقتي كه به مطب دكتر مي رويد مطالب خواندنی را در دسترس داشته باشید. در هر صورت اغلب مجله­ هاي اتاق انتظار پزشكان مربوط به يك سال قبل هستند وبا صِرف نشستن در آنجا وقت خود را هدر می­ دهید.

157-

هرگز ايميل دريافتي از اشخاصي را كه نمي­ شناسيد یا موضوعاتی را که برای شما مهم نیستند باز نكنيد.  ايميل­هاي تبليغاتي بسيار زيادند و فيلتر كردن آنها زمان زيادي مي­ خواهد در ضمن ويروسهاي زيادي نيز از اين طريق منتشر مي­ شود.

158-

پاره كنيد وبخوانيد – مجلاتي را كه روي ميزتان مي ­آيد سريعا ببينيد ، مقالاتي را كه مايليد بخوانيد ارزيابي كنيد، آنها را بريده و براي خواندن در زمان مناسب نگه داريد. بقيه مجله را دور بياندازيد. ورق زدن مجله براي رسيدن به مقاله مورد نظر باعث اتلاف وقت مي­شود.

159-

به تنبلي هجوم ببريد. همين الآن . به تعويق انداختن بعضي كارها به ندرت موجب بهبود كيفيت كار مي ­شود . اضافه بر آن وقتي بدانيد كاري كه بايد انجام مي­ شد انجام نداده ايد استرس شما افزایش می ­یابد.

160-

وقتي كه كاري را كه مي­ خواستيد به تعويق بياندازيد انجام مي ­دهيد به خودتان جايزه بدهيد. اين كار انگيزه مضاعفي به شما براي از پا در آوردن بقيه كارهاي ناخوشایند مي­ دهد.

161-

بياموزيد كه چگونه كارهاي بزرگ را از كارهاي كوچك جدا كنيد . بسياري از افراد قادر به اين كار نيستند چون خودشان در چيزهای کوچک ، بزرگ هستند.

جيم رهان

هرگز نمي توانيد پیش از آنکه به طور کامل آماده باشید کار زیادی انجام دهید .