175 راه برای انجام کار بیشتر در زمان کمتر “فصل دوم” – محیط کار شما

آخرین به‌روزرسانی: 29 دی 1401

بهترین دوست انسان چیست ؟

سطل زباله!
هفته ­نامه بیزینس ویک

فصل2: محیط کار شما … خانه، خانه عزیز

21- بسیار خوب ، بگوش باشید. میزکار خود را مرتب کنید…همین الآن! علیرغم باور عمومی مردم ، یک میز کار شلخته نشانه نبوغ نیست . برعکس نشانه آشفتگی و تنش است. حتی اندکی آشفتگی کم کم  زیاد شده تا همه میز را فرا گیرد. میز خود را از هر چیز به جز روزشمارِ پروژه وعکس خانوادگی خود خالی كنید.

22- از شر آن کاغذ خلاص شوید. جابجا کردن کاغذ از این بسته به آن بسته و از این فایل به آن فایل ، تنها وقت شما را هدر داده و شما را از تمرکز برروی چیزهایی که نیاز است انجام شود باز می ­دارد. یک سطل زباله غول پیکر پیدا کنید و آن را با این کاغذها پر کنید. هر چه این سطل بزرگتر باشد بیشتر از آن استفاده خواهید کرد. عادتِ دور ریختن چیزها بتدریج یک هنر می­ شود. از آن لذت ببرید.

23- پرونده­ ها نباید به یک مانع تبدیل شوند. پرونده ­ای را که بیش از همه به آن رجوع می­ کنید در جلوی کمد بگذارید. برای اینکه ببینید سیستم بایگانی شما خوب کار می­ کند یا خیر این آزمایش را انجام دهيد: آیا ظرف دو دقیقه سندی را که نیاز دارید می­ توانید بیابید؟ اگر در این آزمایش موفق نشدید، یعنی شما برای جستجوی پرونده‌هایتان وقت تلف می­ کنید.

24- هرگز میز خود را با ریختن چیزها بصورت تصادفی در یک کشو مرتب نکنید. بله بتدریج برای انجام کارها باید سراغ آن کشو بروید . در عوض برای نگهداری این اقلام روي میز کارتان یک سیستم منطقی طراحی کنید.

25- یک یا دو عکس برروی میز تمرکز شما را برهم نخواهد زد. بنابراين تعداد عکس­ها را به حداقل ممکن برسانيد. عکس­های بیشتر روی میز کار یعنی عدم تمرکز بیشتر و توقف بیشتر در کار .

26- میز کارتان را سازمان دهید . اگر راست دست هستید، تلفن را در سمت چپ میز قرار دهید تا سمت راست میز شما ( و دست راست شما ) برای برداشتن یادداشت آزاد باشد عکس این مورد را اگر چپ دست هستید انجام دهید.

راست دستها باید ماشین حساب را در سمت راست میز کار قرار دهند.برای چپ دستها که تعدادشان کم است و از اين بابت به خود می بالند برعکس.

27- از میزِ کارِ شیشه ای اجتناب کنید. این میزها بازتابِ نور دارند و تمیز کردن آنها سخت است . نیازی نیست که وقت ارزشمندتان راصرف زدودن اثرانگشتها از روی میز کنید.

28- اگر گزارشی برای شما فرستاده می شود که از آن استفاده نمی کنید ، فرستنده را آگاه کنید تا شما را از فهرست دریافت کنندگان حذف کند. سوأل کلیدی در این زمینه این است که : اگر مجبور شوم آیا باید برای این گزارش پول پرداخت کنم؟ اگر پاسخ منفی است، خود را از دست آن خلاص کنید.

29- اگر تنها از چند خط یک گزارش استفاده می­ کنید، در صورت امکان بخواهید شکل گزارش ارسالی برای شما را عوض کنند . چهار صفحه گزارش وقتی که شما تنها به چهار خط آن نیاز دارید معقول بنظر نمی رسد. اينطور نیست ؟

“اگر می خواهید یک کار ساده ،بسیار سخت بنظر برسد ،فقط انجام آن را به تأخیر بیاندازید”
اُلین میلر

برای مطالعه فصل سوم کتاب “175 راه برای انجام کار بیشتر در زمان کمتر” اینجا کلیک کنید.